Esse artigo tem a intenção de esclarecer ao máximo os detalhes e processos envolvidos no processo de migração por template.

O que é migração por template?

A migração por template é caracterizada pelo preenchimento de uma planilha (a qual chamamos de template) com colunas pré determinadas e padronizadas, cada uma das colunas representa um campo de dados do sistema proesc, por exemplo, na planilha de migração cadastral teremos os campos referentes aos dados pessoais indo desde o nome da pessoa até seus contatos e endereço.

Uma vez preenchida a planilha todo o processo posterior é feito de forma rápida e precisa pelos profissionais de migração do proesc.com, por esse motivo a migração por template é indicada para clientes que desejam uma migração mais rápida, no entanto é necessário dedicação por parte do cliente para que o preenchimento da planilha leve o menor tempo possível não comprometendo a proposta de rapidez dessa modalidade de migração tendo em vista que o preenchimento da planilha é uma tarefa exclusivamente do cliente.

Como funciona a migração por template?

Após as orientações iniciais que serão dadas ao cliente por meio de reunião de videoconferência ou através do seu grupo exclusivo no WhatsApp, será liberado por e-mail o link de acesso ao template de migração a ser preenchido.

O cliente deverá preencher a planilha com os dados a serem migrados esforçando-se sempre para concluir o preenchimento no menor tempo possível e atentando-se às orientações e dicas disponíveis na própria planilha como a aba de instruções e as notas flutuantes presentes no topo das colunas quando passamos o mouse por cima. Trata-se de uma planilha online e o preenchimento é feito diretamente no seu navegador (Google Chrome, Firefox, Opera, Microsoft Edge e outros) através do Google Planilhas uma aplicação online para edição de planilhas fornecida pelo Google.

Com o preenchimento concluído os profissionais de migração do proesc.com farão o processo de migração dos dados da planilha para o Ambiente de Testes do sistema onde os dados estarão presentes para serem testados em uma reunião de homologação por videoconferência com a presença do profissional de migração responsável e do cliente, juntos eles verificarão os dados no Ambiente de Testes para determinar se a migração ocorreu como esperado e se os dados se apresentam de forma correta em nosso sistema.

Depois de realizada a homologação dos dados a etapa final se dará com a inserção oficial dos dados no sistema, a partir desse momento o cliente já poderá usufruir dos seus dados e das funcionalidades do sistema.

Como preencher o template?

O proesc disponibiliza o template de acordo com o que foi contrato para cada migração, hoje temos os seguintes modelos para migração por planilha: Cadastros (alunos, responsáveis, funcionários, professores e fornecedores), Financeiro (contas a receber), Pedagógico básico (turmas e matrículas) e Pedagógico completo (possui notas finais).

Dica: Cada planilha possui campos obrigatórios para que seja realizada a migração. Os campos que possuem a cor vermelha são os obrigatórios. 

Sugerimos usar a ferramenta Google Planilha para preencher os dados, assim o consultor de migração pode acompanhar o preenchimento da planilha e alertar caso esteja faltando informações obrigatórias. Para usar o Google Planilha basta seguir as instruções abaixo:

1. O modelo da planilha será enviado por e-mail pelo seu consultor de migração, para acessar a planilha basta clicar no link “CLIQUE AQUI PARA ACESSAR A PLANILHA” como mostra o exemplo abaixo:
   
   
2. Após clicar, você é direcionado para a aba de instruções da planilha de migração para iniciar a preencher os seus dados. Como mostra a imagem abaixo:
   
   
   
3. Caso tenha mais pessoas envolvidas para ajudar no preenchimento do template, tem a opção de compartilhar a planilha, ao clicar no botão verde superior direito escrito “Compartilhar”, como mostra a imagem abaixo:
   
   
4. Ao clicar, a página abre uma janela para que o documento seja compartilhado por e-mail para os demais colaboradores que irão ajudar a preencher a planilha, como mostra abaixo:
   
   
   
5. Após digitar o e-mail dos colabores, basta clicar em “Concluído” e o acesso será permitido.
   

Template de Cadastros

 
O modelo de “PESSOAS”, é o template o qual serão cadastrado o aluno, mãe , pai e responsável financeiro. Com as informações como endereço, contato, cpf, rg, data de nascimento e outros.

Atenção: Caso a informação que você precisa migrar não esteja no modelo, entre em contato com o seu consultor de migração para verificar uma solução.

1. O Primeiro campo a ser preenchido considerado obrigatório é o nome do aluno, data de nascimento e sexo respectivamento, como mostra o exemplo abaixo:
   
   
   
   
   
   
2. Caso não tenha sido preenchido o campo de data de nascimento da pessoa, por ser um campo obrigatório. Por padrão será preenchido com o seguinte valor padrão 01/01/2001.
   
   O mesmo exemplo se aplica ao nome da mãe, caso  não tenha sido preenchido o campo nome da mãe. Por padrão será preenchido com o valor “Nome da mãe”.
   
   No caso do sexo, caso não seja identificado. Pode ser migrado em branco, porém a escola terá que editar a informação no proesc com um valor no sistema.
   
   
   
3. Como nesse cadastro possui os campos de endereço de pai e de mãe, para vincular ao responsável financeiro, basta por o nome de um deles, dessa forma não será preciso preencher o endereço do responsável financeiro uma vez que já tenha preenchido o endereço ou do pai ou da mãe, como o exemplo abaixo:
   
   
   
   
   
   
4. Caso o responsável financeiro não seja nenhum dos pais, terá que ser preenchido os campos de endereço e contato. Para poder ser gerado o financeiro desse aluno.
   
   

O modelo de “PESSOAS - FUNCIONARIO”, é o template o qual serão cadastrado os funcionários, professores e fornecedores. Com as informações como endereço, contato, cpf, rg, data de nascimento e outros.

1. O modelo possui os campos obrigatórios como nome, data de nascimento, sexo e nome da mãe. Também é aplicada a mesma regra do modelo anterior quando o campo obrigatório não é preenchido. Como mostra o exemplo abaixo:
   
   
   
   
   
   
2. A diferença nesse modelo é a obrigatoriedade em vincular a pessoa em grupo a qual ela pertence. Os grupos são: Professor, Funcionário (secretária, bibliotecária) e Professor. Como mostra o exemplo abaixo:
   
   
   
   
3. Uma pessoa pode pertencer a mais de um grupo da escola.