Manual de conciliação bancária

Neste artigo você poderá conhecer o módulo de conciliação bancária, quais são suas funcionalidades e como utilizá-lo:

 
O que é a conciliação bancária?

A conciliação bancária é um processo utilizado por empresas e indivíduos para garantir que seus registros financeiros correspondam aos extratos bancários. Esse procedimento é fundamental para verificar se todas as transações financeiras, como depósitos, saques, cheques emitidos e recebidos, estão corretamente refletidas nos registros contábeis da empresa.
O processo de conciliação bancária envolve a comparação detalhada entre o extrato bancário fornecido pelo banco e os registros contábeis da empresa.

Aqui estão os passos básicos envolvidos:

Obtenção dos extratos bancários: A empresa obtém os extratos bancários fornecidos pelo banco para o período em questão.

Comparação com registros internos: Os registros internos da empresa, que podem incluir transações como recebimentos, pagamentos, transferências, cheques emitidos e outros, são comparados com as transações registradas no extrato bancário.

Identificação de divergências: Qualquer diferença ou discrepância entre os registros internos e o extrato bancário é identificada e investigada.

Correção de erros: Se houver discrepâncias, os erros são corrigidos nos registros contábeis da empresa. Isso pode envolver a inclusão de transações ausentes ou a remoção de transações incorretas.
Reconciliação: O objetivo final é garantir que o saldo contábil da empresa seja igual ao saldo apresentado no extrato bancário. Quando todas as diferenças são ajustadas, a conciliação é considerada concluída.
A conciliação bancária é uma prática importante para garantir a precisão e integridade das informações financeiras de uma entidade. Ela ajuda a evitar erros contábeis, identificar atividades fraudulentas e fornece uma visão clara da posição financeira real da empresa. Muitas escolas/empresas realizam conciliações bancárias regularmente, como parte de seus procedimentos financeiros e de controle interno.

Como fazer a conciliação bancária na Proesc?

Aqui o primeiro passo é acessar o ambiente de conciliação bancária que fica em Financeiro > Conciliação bancária:

Nesse ambiente fica um histórico das últimas conciliações realizadas e na parte de cima temos duas formas de conciliação, importando o arquivo OFX e fazendo a conciliação automática. Pela importação do arquivo OFX você fará a conciliação diretamente pelo Proesc fazendo os processos de confirmações de contas a pagar e contas a receber normalmente pelo sistema. Pela conciliação automática(importação automática) a escola conta com nosso parceiro Belvo, uma solução para conciliação bancária integrada ao Proesc. Essa solução fará a importação automaticamente do extrato do banco da escola para dentro do sistema da Proesc, para dessa forma a escola fazer sua conciliação. Não necessitando da escola baixar o arquivo no banco e subir na Proesc.

Vejamos juntos como fazer o processo de conciliação pela importação do arquivo OFX.

Como fazer a conciliação bancária importando o arquivo OFX?

1º Passo: Clique em importar OFX, como já dito anteriormente, é onde faremos a conciliação importando o arquivo. Aguarde até o sistema finalizar a leitura do arquivo.

Entrando no ambiente de conciliação:

Entendendo a tela de conciliação bancária, de modo geral:

Na imagem dividimos o ambiente em 2 partes:

Parte 1: Onde ficam as movimentações:

Nessa parte estarão listadas todas as movimentações contidas no extrato bancário importado no sistema, nela constam movimentações de saída e entrada. As movimentações de saídas ficam com o valor em cor vermelha e as movimentações de entrada ficam com o valor na cor verde, assim como mostrado na imagem acima. De maneira mais clara, movimentação de saída é dinheiro saindo da conta, e a movimentação de entrada é dinheiro entrando na conta.

Na última linha conseguimos ver a informação de SALDO CONCILIADO até o momento, esse dado vai nos ajudar ter noção do saldo que vai se atualizando ali, no final da conciliação é essa informação que nos dirá se temos alguma falta ou sobra, na conta bancária ou dentro da Proesc.

Parte 2: Onde ficam as informações do movimento:

Ao clicar em um movimento ele abre as informações na caixinha, nessa caixinha temos além das informações do movimento, a etiqueta se esse movimento foi encontrado ou não no sistema, caso encontrado a etiqueta fica verde, caso não encontrado a etiqueta fica vermelha.

Assim como as imagens abaixo:

Lançamento parecido encontrado

Quando acontece de um lançamento parecido ser encontrado abre-se na parte de baixo um botão chamado Associar registro.

Essa funcionalidade é para vincular o movimento do extrato com o movimento cadastrado dentro da Proesc.

Lançamento não encontrado

Na caixinha de ações temos 3 opções:

• Cadastrar e conciliar:
  • Quando o sistema não localiza um movimento ele fica com a etiqueta de Lançamento não encontrado, dessa forma é necessário fazer o cadastramento manualmente e já conciliar
• Conciliado:
  • Quando o sistema não localiza um movimento ele fica com a etiqueta de Lançamento não encontrado, mas se o usuário tiver a certeza que sim, está no sistema, ele já pode conciliar direto sem cadastrar novamente.
• Ignorar:
  • Essa opção deixa o movimento ignorado, ou seja, ele não contabiliza no saldo final da conciliação. Usado geralmente para movimentos que não são do interesse da instituição, conciliar.

Como o sistema faz a comparação do que está no extrato com o que consta cadastrado na Proesc?

Utilizamos de dois requisitos de comparação:

• Valor
• Data do pagamento/recebimento.