Proesc Sign

Este artigo tem como principal objetivo apresentar o módulo Proesc Sign. Se a sua instituição busca modernizar a formalização de matrículas e contratos, este ambiente foi pensado para você! Aqui, explicaremos o que é a ferramenta, quais os seus principais benefícios e como a integração funciona na prática.

O que é o Proesc Sign?

O Proesc Sign é uma poderosa ferramenta nativa integrada a uma empresa parceira especializada em documentos (a Assina Doc / PlugSign). O objetivo desse módulo é oferecer à sua escola uma ampla quantidade de possibilidades e funcionalidades voltadas exclusivamente para a assinatura eletrônica de documentos.

Com o Proesc Sign, a sua escola substitui o papel pela conveniência do digital, garantindo muito mais segurança jurídica no uso e armazenamento de contratos e documentos online.

Principais Vantagens e Pontos Positivos

Ao adotar o Proesc Sign na rotina da secretaria, a instituição ganha diversas facilidades. Confira os maiores benefícios identificados no uso da ferramenta:

• Segurança Jurídica: As assinaturas coletadas possuem validade e respaldo legal para a sua instituição.

• Envio em Lote (Agilidade): A secretaria não precisa enviar contrato por contrato. É possível selecionar vários alunos de uma mesma turma e clicar em "Enviar documentos em lote", disparando os contratos de forma simultânea.

• Lembretes Automáticos de Cobrança: O sistema permite configurar o envio automático de lembretes (por e-mail ou WhatsApp) para os responsáveis que receberam o contrato, mas ainda não o assinaram após um determinado número de dias (ex: após 3 dias). Isso diminui drasticamente a inadimplência de assinaturas.

• Inclusão de Testemunhas: O módulo permite pesquisar e adicionar funcionários da própria escola para atuarem como testemunhas legais no contrato, fortalecendo ainda mais o documento.
   

Como funciona a integração na prática?

A inteligência da integração Proesc x AssinaDoc funciona através de um fluxo organizado, garantindo que o documento passe pelas mãos certas na hora certa. Veja como acontece:

1. Geração e Disparo: A escola gera o contrato previamente configurado no ambiente de Configuração de Documentos(Prodocs). Pela tela de matrículas do Proesc, a equipe seleciona o aluno e dispara o documento.

2. Fluxo Sequencial de Assinaturas: O sistema segue uma ordem lógica de envio de e-mails para evitar confusões:

• Primeiro, o Responsável Financeiro recebe a sua via do contrato no e-mail.
• Apenas após o responsável financeiro assinar, o sistema envia a via para o Responsável da Instituição assinar.
• Com as duas partes principais assinadas, o sistema envia o contrato para as Testemunhas finalizarem o processo.

3. A Experiência de quem assina: O responsável financeiro recebe um botão simples dizendo "Ver documento e assinar". Ao clicar, ele revisa o documento e preenche campos obrigatórios simples (Nome completo, CPF e Data de nascimento), podendo escolher uma fonte para representar sua assinatura. Tudo de forma intuitiva!

4. Conclusão e Acompanhamento: Após todas as partes assinarem, um e-mail é enviado a todos os envolvidos contendo o contrato totalmente assinado em anexo. A escola consegue ver o histórico de data e hora do envio direto no Proesc, e pode acompanhar os detalhes e o status dos contratos concluídos e pendentes no painel de controle do AssinaDoc.

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Até a próxima 🚀💚