Guia completo: cadastro, grupo, usuário e perfil no Proesc – Proesc

Preparamos este guia para reunir, em um só lugar, como funcionam os cadastros e os acessos no Proesc — desde a criação do cadastro de uma pessoa até a liberação de acesso ao sistema e ao Portal do Aluno.

Antes de começar: quatro conceitos importantes

Esses quatro termos aparecem em praticamente todo processo de acesso, e não são a mesma coisa:

Cadastro: o registro de dados da pessoa (nome, CPF, e-mail, endereço...). Existe mesmo que a pessoa nunca acesse o sistema. Fica em Secretaria > Cadastro > Lista de pessoas.

Usuário: a conta de acesso ao sistema (login e senha). Só pode ser criada para quem já tem cadastro. Fica em Secretaria > Cadastro > Usuários.

Grupo: o papel que a pessoa exerce na instituição — Aluno, Responsável, Funcionário, Professor, Fornecedor, etc. Pertence ao cadastro, e uma mesma pessoa pode ter mais de um.

Perfil: as permissões do usuário dentro do sistema — o que ele pode ver e fazer depois de logado. Pertence ao usuário, e é definido no momento em que ele é criado.

Atenção: confundir esses conceitos é a causa mais comum de erro na liberação de acesso — por exemplo, tentar criar um usuário para alguém que ainda não tem cadastro, ou esperar que o grupo defina as permissões de sistema (quem faz isso é o perfil).

1. Criação do cadastro

Toda pessoa — aluno, responsável ou colaborador — precisa existir na lista de pessoas antes de qualquer outra etapa.

Acesse: Secretaria > Cadastro > Lista de pessoas.
Utilize a barra de pesquisa para verificar se a pessoa já existe (por Nome ou CPF).
Caso não encontre, clique em Novo e preencha tipo de pessoa, nome completo, CPF, etc.
Avance para completar informações adicionais, como o grupo.

Atenção: se a pessoa vai ser responsável financeiro, o preenchimento de CPF, e-mail de comunicação, telefone e endereço completo é obrigatório — sem isso não é possível gerar financeiro para o aluno.

2. Definição do grupo

O grupo indica o papel da pessoa e pode ser definido já na criação do cadastro, ou depois, a qualquer momento.

Na Lista de pessoas, localize o cadastro e clique no ícone Alterar os grupos desta pessoa.
Selecione o grupo no campo Novo grupo: Aluno, Responsável, Funcionário, Professor ou Fornecedor.
Para adicionar mais de um grupo (por exemplo, um funcionário que também é responsável por um aluno), repita a seleção antes de confirmar.

Atenção: sempre adicione o grupo ao cadastro já existente da pessoa. Nunca crie um segundo cadastro só para incluir um novo grupo — isso gera duplicidade no sistema.

3. Vinculação financeira (para alunos)

Antes de gerar qualquer cobrança para o aluno, ele precisa estar vinculado a um responsável financeiro.

Abra o cadastro do aluno e clique em Editar.
No final da página, no campo Responsável financeiro, selecione o cadastro do responsável já criado.
Clique em Salvar.

Atenção: o responsável precisa ter cadastro completo — CPF, e-mail, celular e endereço completo — para que esse vínculo funcione corretamente.

4. Criação do usuário e definição do perfil

Com o cadastro pronto, é hora de liberar o acesso ao sistema em si.

Acesse: Secretaria > Cadastro > Usuários e clique em Novo.
No campo Pessoa, digite e selecione o cadastro já existente.
No campo Perfil, escolha a permissão adequada (por exemplo, Secretaria, Financeiro).
Marque a opção de ativar o usuário automaticamente com senha padrão, ou deixe desmarcado para que a pessoa receba um e-mail de confirmação.
Clique em Salvar.

5. Liberação de acesso ao Portal do Aluno

Alunos e responsáveis também podem ter o acesso liberado individualmente ou em lote, direto pela tela do Portal do Aluno — sem precisar passar pela criação individual de usuário.

Acesse: Secretaria > Cadastro > Portal do aluno.

Filtre pelo exercício e pela turma do aluno.
Clique no ícone de chapéu de formatura para gerar o usuário do aluno — é necessário informar o CPF; a senha padrão criada é 123456.
Clique no ícone correspondente para gerar o usuário do responsável — o sistema ativa automaticamente e envia um e-mail com o login.
Para vincular mais de um responsável a um mesmo aluno, use o botão de gerenciar vínculos(chave).

Atenção: se o sistema avisar que os dados estão incompletos, clique no ícone de edição para identificar e preencher a informação faltante antes de tentar novamente. Vale lembrar que o sistema aceita apenas um e-mail por pessoa.

6. Manutenção do usuário

Depois que o acesso está liberado, alguns ajustes são comuns ao longo do tempo:

Editar, ativar ou desativar: em Cadastro > Usuários, use o ícone de cadeado para ativar/desativar , ou "Editar" para alterar dados e perfil.
Alterar e-mail: no ícone de edição do usuário, use a opção "Alterar e-mail"(carta).
Excluir: use o ícone da lixeira vermelha . Se o objetivo é só bloquear o acesso temporariamente, prefira desativar.

Problemas comuns de acesso

Se alguém relatar que "não consegue acessar" o Proesc, esta é a ordem de verificação recomendada:

Confirme que a pessoa tem cadastro (pesquise por nome ou CPF) e que o campo "e-mail de comunicação" está correto e atualizado.
Confirme que existe um usuário para essa pessoa em Cadastro > Usuários.
Se for aluno ou responsável, confirme os grupos de acesso e os vínculos em Cadastro > Portal do aluno.

Materiais de Apoio

Para detalhes visuais e o passo a passo completo de cada etapa, confira nossos tutoriais: