5 passos para reduzir a inadimplência

1. ORGANIZAÇÃO E PLANEJAMENTO

CRIE UM SETOR DE COBRANÇA

O responsável pela cobrança não pode ser a mesma pessoa que lida com os pais para assuntos pedagógicos, então, defina uma pessoa para realizar as cobranças.

ESTRUTURAR UM PROCESSO DE COBRANÇA

Mapear ações antes, durante e após o vencimento.

REALIZAR MARKETING PARA OS PRÓPRIOS CLIENTES

Utilizar o EndoMarketing para que os clientes reconheçam os esforços da escola. Ajuda na redução da inadimplência.

2. PREVENÇÃO

CADASTRO ATUALIZADO DOS RESPONSÁVEIS - PROESC

Aproveitar para atualizar os dados do responsável (e-mail e whatsapp,)
Caminho no Proesc: Pessoas > Atualização

UTILIZAÇÃO DO PORTAL DO ALUNO - PROESC

Verificar se o responsável já estar acessando o portal do aluno e repassar as orientações de como baixar o aplicativo.

Caso o responsável financeiro do aluno não esteja vinculado ao Portal do Aluno, ele deve ser vinculado em Pessoas > Atualização > Botão de vínculo.

DEFININDO OS DIAS DE COBRANÇA

Definir dias fixos de cobrança de acordo com as datas de vencimento. 1 dia após a data de vencimento, enviar lembrete; 5 dias após o vencimento, fazer ligação.
Antes de ligar ter as margens de descontos para negociação.
Definir os descontos com datas aos responsáveis que mostrarem interesse em efetuar o pagamento e enviar o boleto via email, whatsapp.

FORNEÇA TODAS FORMAS DE PAGAMENTO

O cliente sempre vai procurar dar uma desculpa e é importante que você esteja preparado para atender prontamente a forma que ele puder fazer o pagamento, então tenha disponível todas as formas de pagamento disponíveis no mercado: boleto; cartão de crédito e débito, inclusive parcelamento; dinheiro; transferência bancária.

3. AÇÃO

ESTABELECIMENTO DE METAS DE COBRANÇA

Qualquer caminho serve quando você não sabe para onde ir. Estabeleça metas atingíveis para os funcionários terem um foco do quanto eles devem atingir.
A meta pode ser definida de acordo com o número de PARCELAS ou o VALOR a ser recuperado. E também deve ter uma DATA para ser atingida.

REGISTRO DAS COBRANÇAS FEITAS

Anotar todos os contatos realizados com os inadimplentes é obrigatório. Diminui as falhas de comunicação e pode proporcionar um atendimento muito mais personalizado para cada cliente.
Caminho: Financeiro > Meu Caixa > Anotações / Criar Anotações.
As informações básicas que devem ser registradas são:
Cobrador
Pessoa com quem falou
Data de cobrança
Motivo do não pagamento
Prazo estipulado para pagar

ROTEIRO - ÚLTIMO VENCIMENTO EM ATRASO

Quando tempo mandar mensagem?
1 dias após o vencimento

Quanto tempo depois do vencimento deve ligar?
Se não respondeu a mensagem no mesmo dia, deve ligar no máximo até o quinto dia.

Script de ligação de cobrança:
Olá Cliente, bom dia. Tudo bem?
Estou ligando para avisar que já se passou 5 dias do vencimento da sua parcela, sabemos que você é muito ocupado e pode ter esquecido. Estou lembrando você pois após o vencimento começam a correr juros, multa e pode ficar bem alto o valor se deixar pra depois. Quando você poderá realizar o pagamento?

Informações básicas de registro de cobrança:
Cobrador
Pessoa com quem falou
Data de cobrança
Motivo do não pagamento
Prazo estipulado para pagar

Após realizar a cobrança, dependendo do motivo, o cobrador deve continuar em contato com o responsável até que ele realize, enfim, o pagamento.

ROTEIRO - 2 PARCELAS EM ATRASO

Quanto tempo depois do vencimento deve ligar?
Deve primeiramente olhar o histórico de cobrança. Em seguida fazer a ligação de cobrança após 2 dias de vencimento da 2ª parcela.

Script de ligação de cobrança
Olá Cliente, bom dia. Tudo bem?
Estou ligando para avisar que já se passou 5 dias do vencimento da sua última parcela. Também verifiquei que você não realizou o pagamento do mês anterior.
Como posso te ajudar?
Quando você poderá realizar o pagamento?

Informações básicas de registro de cobrança:
Cobrador
Pessoa com quem falou
Data de cobrança
Motivo do não pagamento
Prazo estipulado para pagar

Após realizar a cobrança, dependendo do motivo, o cobrador deve continuar em contato com o responsável até que ele realize, enfim, o pagamento.

ROTEIRO - 3 OU MAIS PARCELAS EM ATRASO

Envio de carta de cobrança
No 3º mês de inadimplência.

Quanto tempo depois do vencimento deve ligar?
Deve primeiramente olhar o histórico de cobrança. Em seguida fazer a ligação de cobrança após 5 dias de vencimento da última parcela.

Script de ligação de cobrança
Olá Cliente, bom dia. Tudo bem?
Estou ligando para avisar que já se passou 5 dias do vencimento da sua última parcela. Também verifiquei que você não realizou o pagamento de X parcelas.
Como posso te ajudar?
Quando você poderá realizar o pagamento?

Informações básicas de registro de cobrança:
Cobrador
Pessoa com quem falou
Data de cobrança
Motivo do não pagamento
Prazo estipulado para pagar

Após realizar a cobrança, dependendo do motivo, o cobrador deve continuar em contato com o responsável até que ele realize, enfim, o pagamento.

CONTRATE UM ESCRITÓRIO DE COBRANÇA

Se as ações com a equipe interna não surtirem efeito, contrate um escritório de cobrança para gerenciar a inadimplência.

AÇÕES PARA SALDAR INADIMPLÊNCIA

Prêmio para sorteio dos pais que estiverem adimplentes.
Saldão no meio do ano para quitar os débitos sem multa/juros.

4. MONITORAMENTO

ACOMPANHAMENTO DE INDICADORES FINANCEIROS

Monitorar a diminuição da inadimplência por meio de gráficos é muito importante porque proporciona insights bem interessantes.
Caminho: Financeiro > Relatórios

RELATÓRIO DE INADIMPLENTES

Identifique todos os débitos em aberto com informações dos responsáveis e quantidades de parcelas
Caminho: Financeiro > Relatórios > Relatório de inadimplentes

RELATÓRIO DE MENSALIDADES RECEBIDAS POR TURMA

Analise de forma mais estratégica quais turmas que ficam mais inadimplentes no mês, para fazer alguma ação específica com essas turmas.
Caminho: Financeiro > Relatórios > Relatório de receitas esperadas e recebidas

5. AVALIAÇÃO DOS RESULTADOS

ANÁLISE E ACOMPANHAMENTO DE RELATÓRIOS APÓS AS AÇÕES

Registrar os motivos nas anotações
Caminho: Financeiro > Meu caixa > Anotações

MAPEAMENTO DE MOTIVOS DE INADIMPLÊNCIA

Registrar os motivos nas anotações
Caminho: Financeiro > Meu caixa > Anotações
Planejar novas ações para os motivos não mapeados.