Integração Proesc by Kedu

Introdução

A integração entre o Proesc e a Kedu foi desenvolvida para permitir que as instituições realizem a gestão financeira de matrículas e mensalidades de forma integrada, mantendo o fluxo operacional já conhecido pelos usuários do Proesc.

Com essa integração, as informações acadêmicas e financeiras são sincronizadas automaticamente entre as plataformas, possibilitando a emissão das cobranças pela Kedu e a gestão completa através do Proesc.

Todo o processo foi pensado para que a instituição não precise aprender um novo fluxo de trabalho, mantendo a mesma experiência já utilizada atualmente.

Como funciona a integração

A integração estabelece uma comunicação automática entre o Proesc e a Kedu, permitindo:

• Sincronização das estruturas acadêmicas;
• Envio dos dados dos alunos e responsáveis financeiros;
• Geração das faturas;
• Recebimento das informações dos boletos;
• Disponibilização da linha digitável e QR Code Pix;
• Baixa automática e manual dos pagamentos;
• Sincronização das liquidações.

Sincronização inicial dos dados

Pensando nas instituições que já utilizavam o Proesc antes da integração, foi disponibilizada uma sincronização inicial responsável por enviar os dados acadêmicos existentes para a Kedu.

São sincronizados:

• Exercícios letivos;
• Cursos;
• Níveis acadêmicos;
• Etapas;
• Turmas.

Após a sincronização, os registros passam a possuir um identificador da Kedu, indicando que a vinculação foi realizada com sucesso.

Escolas que estão iniciando no Proesc

Instituições que estão iniciando sua operação no Proesc não precisam executar a sincronização manual.

Conforme forem sendo criados:

• Exercícios letivos;
• Cursos;
• Etapas;
• Turmas;

O sistema enviará automaticamente essas informações para a Kedu em segundo plano.

Fluxo de matrícula

Durante a matrícula do aluno, o Proesc envia automaticamente para a Kedu os dados referentes:

• Ao aluno;
• Ao responsável financeiro.

Esse processo ocorre de forma transparente, sem necessidade de qualquer ação adicional por parte da instituição.

Todo o fluxo permanece exatamente igual ao utilizado atualmente no Proesc.

Geração das parcelas financeiras

Após a matrícula e a geração das parcelas financeiras, as informações são enviadas para a Kedu.

A geração das faturas ocorre através do processamento interno da plataforma. Após alguns segundos, o Proesc recupera automaticamente os dados da fatura e os associa às parcelas correspondentes.

Informações disponibilizadas após a geração da fatura

Após o processamento, ficam disponíveis:

• Linha digitável;
• QR Code Pix;
• Informações da fatura;
• Dados da cobrança;
• Dados do serviço intermediado pela Kedu.

Essas informações ficam acessíveis através:

• Do Portal do Aluno;
• Do Aplicativo;
• Da impressão dos boletos;
• Das consultas financeiras realizadas pela instituição.

Impressão dos boletos

O Proesc realiza a montagem dos boletos utilizando as informações recebidas da Kedu.

Além dos dados da cobrança, é possível apresentar:

• Descontos;
• Juros;
• Multas;
• Instruções adicionais.

Essas informações podem ser personalizadas conforme as necessidades da instituição.

Segurança das informações

A integração segue as boas práticas relacionadas à LGPD e às regras de proteção de dados de crianças e adolescentes.

Para reduzir a exposição de informações pessoais, o nome do aluno pode ser apresentado de forma abreviada nos documentos financeiros.

Exemplo:

Mariana CF

Essa abordagem contribui para aumentar a segurança dos dados presentes nos documentos emitidos.

Baixa manual dos pagamentos

Caso um responsável realize o pagamento diretamente na instituição, a escola poderá registrar normalmente o recebimento através do Proesc.

Ao efetuar a baixa manual, o sistema enviará automaticamente para a Kedu:

• Responsável financeiro;
• Data do pagamento;
• Valor recebido;
• Forma de pagamento.

Dessa forma, ambas as plataformas permanecem sincronizadas.

Baixa automática dos pagamentos

Quando o pagamento ocorrer pelos meios disponibilizados pela Kedu, a liquidação será comunicada automaticamente ao Proesc através dos webhooks da integração.

Assim, as parcelas serão atualizadas automaticamente, mantendo as informações financeiras sincronizadas entre as plataformas.

Configuração da integração

A principal configuração da integração é realizada através do Company ID, fornecido pela equipe da Kedu.

Esse identificador representa a instituição dentro da plataforma e permite que todas as operações sejam vinculadas corretamente.

Configurações disponibilizadas pela Kedu

Tipos de cobrança permitidos

Atualmente a integração permite a geração de:

• Matrículas;
• Mensalidades.

Quantidade máxima de parcelas

A quantidade de parcelas disponíveis para emissão é determinada pela configuração contratada junto à Kedu.

Dias de vencimento autorizados

Os vencimentos permitidos são definidos pela Kedu.

Caso a instituição tente emitir uma cobrança em uma data não autorizada, o sistema exibirá uma mensagem informando que o vencimento não está disponível.

Relatórios e rastreabilidade

O Proesc registra internamente quais parcelas foram emitidas através da integração com a Kedu.

Essas informações podem ser utilizadas futuramente para:

• Relatórios específicos;
• Processos de conciliação;
• Auditorias;
• Análises financeiras;
• Identificação de inconsistências.

Benefícios da integração

• Continuidade do fluxo já conhecido pela instituição;
• Menor necessidade de treinamento;
• Sincronização automática das informações;
• Geração integrada das cobranças;
• Disponibilização de boleto e Pix;
• Baixa automática e manual dos pagamentos;
• Maior segurança das informações;
• Redução de retrabalho operacional;
• Melhor experiência para alunos, responsáveis e equipe financeira.

Conclusão

A integração Proesc by Kedu foi desenvolvida para oferecer uma experiência simples, segura e transparente para as instituições de ensino.

Mantendo os processos já conhecidos pelos usuários do Proesc e adicionando toda a estrutura financeira da Kedu, a solução permite uma gestão mais eficiente das cobranças, proporcionando maior agilidade, rastreabilidade e segurança em todo o ciclo financeiro da instituição.