Muitas instituições gostariam de saber quais procedimentos devem fazer para começar a fazer as matrículas do próximo ano letivo e finalizar este ano com chave de ouro.
Para que sua instituição possa acompanhar o check-list de fim de ano foi adaptado de forma visual uma lista de tarefas para auxiliar o processo de início ao fim.
Nesse artigo serão abordados os seguintes tópicos:
- Procedimentos para encerramento do exercício atual
- Procedimentos para criação e configuração do novo exercício
- Procedimentos para rematrícula e criação de novas matrículas
Preparamos passo a passos com as principais dúvidas deste fim de ano, acesse eles clicando nos links abaixo.
Check-list de Fim de Ano
Procedimentos para encerramento do exercício atual:
A principio é importante encerrar o exercício atual antes de iniciar um novo. No âmbito pedagógico, é importante para que não se tenha nenhum problema com as notas, que a instituição efetue o acompanhamento do preenchimento e entrega dos diários.
Siga cada dica abaixo para que você tenha a certeza que foram verificados todos os procedimentos:
1ª Dica: Acompanhar os diários dos professores
A coordenação pode acompanhar os diários dos professores, se estão entregues, se ainda falta entregar ou se foi solicitado a devolução e ainda verificar os relatórios relacionados aos diários!
Veja esse artigo com o passo a passo: Como acompanhar a situação dos diários de uma turma
2ª Dica: Notificação fim de prazo para os professores preencherem os diários
Você pode configurar datas de entregas para notificar os professores quanto a finalização do período de preenchimento, aproveite para cadastrá-las e evitar esquecimentos na entrega de diários pelos professores.
Veja esse artigo com o passo a passo: Como configurar notificações e datas limites de fim de períodos
3ª Dica: Solicite que os professores entreguem os diários
Além do acompanhamento em si, é importante também solicitar que os professores efetuem o preenchimento dos diários com avaliações, notas, aulas e atividades e ao fim efetuem a entrega dos diários, pois somente após esse procedimento que as notas, relatórios e o portal do aluno será atualizado!
Veja esse artigo com o passo a passo: Entrega dos diários
4ª Dica: Altere a situação atual dos alunos
Após ter a fase de preenchimento e entrega de diários finalizada, devem ser feitos alguns procedimentos para finalização das turmas, começando por alterar a situação dos alunos, podendo deixar eles como APROVADOS, REPROVADOS, etc.
Veja esse artigo com o passo a passo: Alterar situação dos alunos para APROVADO
5ª Dica: Encerre a turma
Após você fazer todos esses procedimentos acima, poderá encerrar a turma, assim terá o controle que não é necessário fazer nenhum outro procedimento!
Veja esse artigo com o passo a passo: Encerrar turmas do ano
6ª Dica: Documentos prontos para serem emitidos :D
Agora sim os documentos estão prontos e podem ser emitidos e com a segurança que todos os passos foram seguidos!
Veja esse artigo com o passo a passo: Como emitir documentos por turma
7ª Dica: Emitir outros documentos
Além desses documentos, outros documentos importantes podem ser emitidos também, como histórico e declaração de quitação.
Veja também os artigos como emitir históricos escolares e como emitir declaração de quitação anual por aluno ou por responsável
Importante! esses procedimentos acima são importantes para que o ano letivo anterior seja encerrado corretamente e não tenha nenhum problema referente a questão pedagógica dos alunos, sendo sobre notas, faltas e etc.
Procedimentos para criação e configuração do novo exercício:
1ª Dica: Criar o exercício seguinte
É necessário que criar o próximo ano de exercício.
Veja esse artigo com o passo a passo: Como criar exercícios
2ª Dica: Criar turmas no próximo exercício
Em seguida poderão ser criadas as novas turmas do novo ano em exercício.
Veja esse artigo com o passo a passo: Como turmas no novo exercício
3ª Dica: Importar turmas do exercício atual para o próximo exercício
Atualmente temos a funcionalidade de importar as turmas do exercício atual para o próximo sem que haja a necessidade e o retrabalho da criação de novas turmas.
Veja esse artigo com o passo a passo: Como importar turmas de um ano letivo para o outro?
Importante! esses procedimentos acima são importantes para que o ano letivo anterior seja encerrado corretamente e não tenha nenhum problema referente a questão pedagógica dos alunos, sendo sobre notas, faltas e etc.
3ª Dica: Configurar sua Pré-Matrícula Online
Além disso, caso a instituição deseje utilizar e tenha contratado o módulo de Pré-matrícula On-line, poderá fazer a configuração dele.
Veja esse artigo com o passo a passo: https://proesc.zendesk.com/hc/pt-br/articles/7738030031127-FAQ-Pr%C3%A9-matr%C3%ADcula-online
Procedimentos para rematrícula e criação de novas matrículas:
Siga cada dica abaixo para que você tenha a certeza que foram verificados todos os procedimentos:
1ª Dica: Atualize os dados cadastrais
No primeiro momento deve ser feita a atualização dos dados cadastrais, principalmente em casos onde ocorrerão a troca do responsável financeiro do aluno.
Após isso, você poderá realizar a troca do responsável financeiro. Saiba como fazer isso: Como modificar/alterar o responsável financeiro de um aluno(a).
2ª Dica: Configure o próximo exercício e as próximas etapas
A Para que seja possível efetuar as rematrículas para as turmas do próximo exercício é necessário que esteja configurado através do caminho Configurações > Administração > Exercícios o próximo exercício do exercício atual. Ex.:
Também é necessário realizar um procedimento parecido nas etapas. Pelo caminho Configurações > Pedagógico > Etapas/Séries, você deve editar a etapa e selecionar qual é a próxima. Ex.:
4ª Dica: Configurar matrizes do próximo ano
Verifique se suas matrizes curriculares das turmas do próximo ano estão corretas, no caminho Configurações> Pedagógico> Matrizes.
Saiba como fazer isso: Como adicionar matrizes na disciplina
Ou também verificar as matrizes das habilidades no menu Configurações> Pedagógico> matriz de habilidades.
Saiba como fazer isso: Como cadastrar as habilidades na matriz
5ª Dica: Atente-se ao criar um débito de matrícula - não crie um débito avulso
Pode acontecer, após realizar a matrícula, de você criar o débito de mensalidades do aluno por um local que não irá gerar um débito de matrícula e sim avulso. Isso acarretará na impossibilidade de gerar o contrato do aluno, pois o débito ficará desvinculado da matrícula.
Para evitar isso, veja esse artigo com o passo a passo: Como criar um débito de matrícula?
6ª Dica: Verifique os artigos abaixo
Para realizar os procedimentos de matrícula e rematrícula corretamente é de muita importância que você leia os artigos abaixo
E por fim, mas também importante:
Caso não tenha encontrado a sua dúvida nos artigos anteriores, você pode consultar aqui na Central de Ajuda pesquisando por uma palavra-chave na caixa de pesquisa ao lado ou deixe uma mensagem no e-mail contato@proesc.com.
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