Neste artigo, iremos falar sobre os principais procedimentos de finalização de um ano letivo :)

Para que sua instituição possa acompanhar o checklist de fim de ano, incluímos de forma visual uma lista de tarefas para auxiliar o processo do início ao fim.

Neste artigo, serão abordados os seguintes tópicos:

• Procedimentos para encerramento do exercício atual
• Procedimentos para criação e configuração do novo exercício
• Procedimentos para rematrícula e criação de novas matrículas
• Procedimentos de Configuração de documentos do exercício

Preparamos tutoriais passo a passo com as principais dúvidas deste fim de ano; acesse-os clicando nos links abaixo.

Checklist de Fim de Ano

Procedimentos para encerramento do exercício atual:

A princípio, é importante encerrar o exercício atual antes de iniciar um novo. No âmbito pedagógico, é fundamental, para que não se tenha nenhum problema com as notas, que a instituição efetue o acompanhamento do preenchimento e entrega dos diários.

Siga cada passo abaixo para ter a certeza de que foram verificados todos os procedimentos:

1 - Acompanhar os diários dos professores
A coordenação pode acompanhar os diários dos professores para ver se estão entregues, se ainda falta entregar ou se foi solicitada a devolução, e ainda verificar os relatórios relacionados aos diários!
Veja esse artigo com o passo a passo: Como acompanhar a situação dos diários de uma turma

2 - Notificação de fim de prazo para os professores preencherem os diários
Você pode configurar datas de entrega para notificar os professores quanto à finalização do período de preenchimento. Aproveite para cadastrá-las e evitar esquecimentos na entrega de diários pelos professores.
Veja esse artigo com o passo a passo: Como configurar notificações e datas limites de fim de períodos

3 - Solicite que os professores entreguem os diários
Além do acompanhamento em si, é importante também solicitar que os professores efetuem o preenchimento dos diários com avaliações, notas, aulas e atividades e, ao fim, efetuem a entrega dos diários. Somente após esse procedimento é que as notas, relatórios e o portal do aluno serão atualizados!
Veja esse artigo com o passo a passo: Entrega dos diários

4 - Altere a situação atual dos alunos
Após ter a fase de preenchimento e entrega de diários finalizada, devem ser feitos alguns procedimentos para a finalização das turmas, começando por alterar a situação dos alunos, podendo deixá-los como APROVADOS, REPROVADOS, etc.
Veja esse artigo com o passo a passo: Alterar situação dos alunos para APROVADO

5 - Encerre a turma
Após você fazer todos os procedimentos acima, poderá encerrar a turma, assim terá o controle de que não é necessário fazer nenhum outro procedimento!
Veja esse artigo com o passo a passo: Encerrar turmas do ano

6 - Documentos prontos para serem emitidos
Agora sim os documentos estão prontos e podem ser emitidos com a segurança de que todos os passos foram seguidos!
Veja esse artigo com o passo a passo: Como emitir documentos por turma

7 - Emitir outros documentos
Além desses documentos, outros documentos importantes podem ser emitidos também, como histórico e declaração de quitação.
Veja também os artigos: Como emitir históricos escolares e Como emitir declaração de quitação anual por aluno ou por responsável

Importante! Esses procedimentos acima são essenciais para que o ano letivo anterior seja encerrado corretamente e não haja nenhum problema referente à questão pedagógica dos alunos, como notas, faltas, etc.

Procedimentos para criação e configuração do novo exercício:

1 - Criar o exercício seguinte
É necessário criar o próximo ano de exercício.
Veja esse artigo com o passo a passo: Como criar exercícios

2 - Criar turmas no próximo exercício
Em seguida, poderão ser criadas as novas turmas do novo ano em exercício.
Veja esse artigo com o passo a passo: Como criar turmas no novo exercício

3 - Importar turmas do exercício atual para o próximo exercício
Atualmente, temos a funcionalidade de importar as turmas do exercício atual para o próximo, sem que haja a necessidade e o retrabalho da criação de novas turmas manualmente, uma a uma.
Veja esse artigo com o passo a passo: Como importar turmas de um ano letivo para o outro?

4 - Configurar sua Pré-Matrícula Online
Além disso, caso a instituição deseje utilizar e tenha contratado o módulo de Pré-matrícula Online, poderá fazer a configuração dele.
Veja esse artigo com o passo a passo: Pré-matrícula online - Apresentação

Procedimentos para rematrícula e criação de novas matrículas:

Siga cada passo abaixo para ter a certeza de que foram verificados todos os procedimentos:

1 - Atualize os dados cadastrais
No primeiro momento, deve ser feita a atualização dos dados cadastrais, principalmente em casos onde ocorrerá a troca do responsável financeiro do aluno.
Após isso, você poderá realizar a troca do responsável financeiro. Saiba como fazer isso: Como vincular responsável financeiro no cadastro do aluno

2 - Configure o próximo exercício e as próximas etapas
Para que seja possível efetuar as rematrículas para as turmas do próximo exercício, é necessário que esteja configurado (através do caminho Configurações > Administração > Exercícios) o próximo exercício do exercício atual. Ex.:

Também é necessário realizar um procedimento parecido nas etapas. Pelo caminho Configurações > Pedagógico > Etapas/Séries, você deve editar a etapa e selecionar qual é a próxima. Ex.:

3 - Configurar matrizes do próximo ano
Verifique se as matrizes curriculares das turmas do próximo ano estão corretas, no caminho Configurações > Pedagógico > Matrizes.
Saiba como fazer isso: Como adicionar matrizes na disciplina
Ou também verifique as matrizes de habilidades no menu Configurações > Pedagógico > Matriz de habilidades.
Saiba como fazer isso: Como cadastrar as habilidades na matriz

4 - Atente-se ao criar um débito de matrícula - não crie um débito avulso
Pode acontecer, após realizar a matrícula, de você criar o débito de mensalidades do aluno por um local que não irá gerar um débito de matrícula, e sim avulso. Isso acarretará na impossibilidade de gerar o contrato do aluno, pois o débito ficará avulso à matrícula do aluno.
Para evitar isso, veja esse artigo com o passo a passo: Como criar um débito de matrícula?

5 - Verifique os artigos abaixo
Para realizar os procedimentos de matrícula e rematrícula corretamente, é de muita importância que você leia os artigos abaixo:

• Como fazer a rematrícula dos alunos
• Como realizar matrículas

E por fim, mas também importante:

• Como liberar acesso ao portal do aluno

Procedimentos de Configuração de documentos do exercício

1 - Criação do seu documento
Seu documento deve ser criado em seu editor de texto próprio, como, por exemplo, o Google Docs ou Word. Tanto a criação quanto a edição do documento é feita externamente.

2 - Configuração de tags em seu documento
No ambiente de Configurações > Acadêmico > Configuração de documentos, clicando no botão Carregar meu modelo, você consegue consultar todas as tags disponíveis no sistema.
As Tags são identificadas entre colchetes, ex: [ALUNO_NOME]

Caso queira inserir uma tag em seu documento, abra-o em seu editor de texto próprio e digite a tag entre colchetes, lembrando de adicionar espaços entre a tag e caracteres especiais, como, por exemplo, vírgulas.

3 - Upload do documento pronto
Assim que finalizar o processo de criação do documento e adição das tags, acesse o menu Configurações > Acadêmico > Configuração de documentos > Carregar meu modelo. Preencha os campos de configurações e anexe seu documento em formato .docx para ser lido pelo sistema.

Confira o passo a passo completo de configuração de documentos

Caso não tenha encontrado a sua dúvida nos artigos anteriores, você pode consultar aqui na Central de Ajuda pesquisando por uma palavra-chave na caixa de pesquisa ao lado ou deixe uma mensagem no e-mail contato@proesc.com.

Até a próxima 🚀💚