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Como funciona a assinatura de documentos digitais?

Carolina Sanches
  • Atualizado

A funcionalidade de Assinatura de Documentos do Proesc torna o processo de assinar contratos, termos e outros documentos mais rápido e digital. A escola envia o documento pelo sistema, e tanto o responsável quanto o funcionário recebem um link por e-mail para assinar online, de forma segura e prática.

Neste artigo, você vai entender como essa funcionalidade funciona e como usá-la no dia a dia da instituição.
 

DISPONÍVEL PARA: Perfil Secretária

 

Nesse artigo vamos falar sobre:

Requisitos Prévios

Para utilizar a funcionalidade de Assinatura de Documentos, é necessário:

  • Ativação do módulo: A funcionalidade deve ser ativada por um integrante do time Proesc caso não tenha o módulo ativo solicite ativação ao seu implantador ou time de suporte.
  • Permissões de acesso: O usuário que realiza o envio de documentos deve possuir perfil com permissão para acessar e utilizar a funcionalidade de Assinatura de Documentos. Neste caso o perfil é SECRETARIA.
  • Cadastro de responsáveis: Os responsáveis que receberão os documentos devem estar devidamente cadastrados no sistema, com e-mail válido e com espaço para receber novos e-mails.
  • Configuração de modelos de documentos (se aplicável): Antes do envio, é necessário que os modelos dos documentos estejam devidamente configurados no sistema, caso a instituição tenha seus próprios modelos.
     

Como acessar o ambiente?

1. Acesse o menu Secretária submenu Matrículas item Assinatura de documentos.
 

 

Como Enviar Documentos para a Coleta de Assinatura?
 

  1. Escolha o Exercício e a Turma: Utilize os campos de seleção para escolher o exercício (ano) e a turma desejados.
  2. Selecione os Alunos: Marque os alunos que precisam assinar os documentos. Você pode selecionar apenas um ou todos os alunos da lista.
  3. Envie os Documentos (individualmente ou em lote): Após selecionar aluno(s), clique no botão verde Enviar documentos em lote   . Um modal se abrirá contendo os documentos relacionados à matrícula que permitem o envio para coleta de assinatura.
  4. Confirme o Envio: Revise os documentos apresentados no modal e clique em Confirmar Envio para finalizar o processo.

 

Como é Realizada a Assinatura?

  • Envio do Documento: O(a) funcionário(a) responsável seleciona os documentos e realiza o envio diretamente pelo sistema Proesc conforme mostrado no tópico “Como Enviar Documentos para a Coleta de Assinatura”.
  • Recebimento do Link: Assim que o envio é concluído, o responsável financeiro e o(a) funcionário(a) que enviou recebem um e-mail contendo um link exclusivo para assinatura.
  • Assinatura Digital: Ao acessar o link, cada parte realiza a assinatura digital diretamente pela página, sem necessidade de login no sistema. O processo é simples, rápido e seguro.

  • Registro e Armazenamento: Após a assinatura, o sistema registra automaticamente a data, hora e informações de integridade do documento. O arquivo assinado fica armazenado e disponível no histórico do aluno, garantindo rastreabilidade e validade jurídica.


Como Gerenciar os Documentos Assinados?

Atualmente, a gestão dos documentos assinados é feita por meio da consulta ao histórico de assinaturas de cada aluno.

Acessando o Histórico de Assinaturas:

  1. Acesse o Ambiente de Assinaturas: Através do menu Secretaria > após isso clique em Matrículas > e em seguida Assinatura de documentos.
  2. Filtre o “exercício” e “turma” em que o aluno está matriculado.
  3. Clique no ícone de lupa ao lado direito do nome do aluno que gostaria de visualizar os documentos.
  4. A lista de documentos enviados para assinatura aparecerá junto da data e horário do envio, para visualizar um documento em específico basta clicar no nome do documento e na tela seguinte clicar em “imprimir documento assinado” 

⚠️ Observação:

  • Não é possível excluir ou editar documentos assinados.
  • O histórico serve apenas para consulta e auditoria, garantindo a rastreabilidade das assinaturas realizadas.

Boas Práticas

  • Verifique os Responsáveis: Antes de enviar os documentos, confirme se todos os alunos possuem os responsáveis financeiros devidamente cadastrados e com e-mails atualizados. Isso evita falhas no envio e garante que todos recebam a solicitação de assinatura.
  • Envio em Lote: Sempre que possível, utilize o envio em lote para otimizar o processo, principalmente quando precisar enviar documentos padronizados para toda a turma ou segmento.
  • Revise os Documentos Antes do Envio: Certifique-se de que o conteúdo do documento está correto, especialmente em casos de contratos ou termos personalizados, pois após o envio não será possível realizar alterações.
  • Acompanhe o Status das Assinaturas: Consulte periodicamente o histórico de assinaturas para monitorar quais documentos já foram assinados e identificar pendências. Isso ajuda a garantir que todos os responsáveis concluam a assinatura no prazo esperado.
  • Comunique os Responsáveis: Considere informar previamente os responsáveis sobre o envio do documento, explicando a importância da assinatura e orientando-os a verificar a caixa de entrada e o spam.

Solução de Problemas

  • Documentos Não Enviados: Caso os documentos não estejam sendo enviados, verifique se o responsável financeiro está cadastrado corretamente.
  • Problemas na Assinatura Digital: Certifique-se de que os dados de contato dos responsáveis estejam atualizados. O e-mail ou telefone incorreto pode impedir que o documento seja assinado.

Prontinho, você finalizou o artigo  Como funciona a assinatura de documentos digital?   Parabéns😊.

 

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Até a próxima 🚀💚

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